PEMBEKUAN
Pembekuan sertifikasi dapat terjadi pada kasus berikut ini :
- Sistem Manajemen klien yang disertifikasi gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan sistem manajemen
- Klien yang disertifikasi tidak membolehkan survailen atau resertifikasi dilaksanakan pada frekwensi yang dipersyaratkan, atau
- klien yang disertifikasi meminta pembekuan secara sukarela
- Klien yang tidak melaksanakan audit surveilen paling lambat bulan ke – 12 dan bulan ke – 24 akan diberikan status pembekuan.
- Waktu yang ditetapkan untuk masa pembekuan adalah pada bulan ke – 13 hingga bulan ke – 15, bulan 25 hingga bulan ke – 27.
- Apabila klien mengajukan surat permohonan perpanjangan masa pembekuan dan atau terjadi force major, maka pembekuan dapat diperpanjang dengan ketentuan masa pembekuan hingga bulan ke – 18 untuk Surveilen 1 dan bulan ke – 30 untuk Surveilen 2.
- ketidaksesuaian hasil audit tidak ditindaklanjuti (menyampaikan tindakan perbaikan) atau melewati sesuai batas waktu yang ditetapkan dan perpanjangan waktu (3 bulan) yang diberikan
PENCABUTAN
Kegagalan untuk menyelesaikan masalah pokok dari pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan, dapat berakibat pencabutan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi. Dasar dari pencabutan status sertifikasi antara lain :
- Klien tidak melaksanakan audit surveilen pada masa pembekuan dan melewati waktu 3 (Tiga) bulan sejak status sertifikat dibekukan dan 6 bulan apabila klien mengajukan pengunduran surveilen dan atau dalam kondisi force major.
- Apabila klien mengajukan permintaan pencabutan secara resmi.
- Apabila klien melakukan penyalahgunaan logo dan atau sertifikat.
- Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah disampaikan oleh klien yang tidak memadai / di closed dalam kasus klien pada masa pembekuan Sertifikat.
- Klien belum menyelesaikan administrasi (pembayaran) sesuai waktu yang telah ditetapkan
- Berdasarkan hasil short notice audit ditemukan rekomendasi negatif (keluhan/perubahan)
PENGURANGAN LINGKUP
Ruang lingkup sertifikasi pelanggan dapat dikurangi berdasarkan :
- untuk bagian-bagian yang tidak memenuhi persyaratan,
- apabila perusahaan gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi tersebut.
PEMULIHAN STATUS PEMBEKUAN SERTIFIKASI
- Pembekuan terhadap status sertifikasi klien dapat dipulIhkan dengan ketentuan yaitu permasalahan yang mengakibatkan pembekuan telah diselesaikan oleh klien sebelum melewati batas waktu pembekuan yang telah ditetapkan (3 bulan sejak status sertifikat dibekukan).
- Sertifikasi Mutu Indonesia akan melakukan review terkait dengan status sertifikasi klien, dimana hasil review digunakan untuk memulihkan status pembekuan menjadi tersertifikasi kembali.
- Sertifikasi Mutu Indonesia akan menginformasikan pemulihan status pembekuan kepada klien secara formal melalui surat tertulis.